Reglas de oro para que nuestros e-mails causen buena impresión

Como sabéis, me gusta compartir en este espacio distintos consejos sobre comunicación. No solo transmitimos mensajes con nuestra voz y nuestros gestos. La comunicación escrita es también es vital. En ocasiones, es la única manera de comunicarnos con algunos interlocutores. En otras, es nuestra tarjeta de visita y el receptor podrá conformar una primera opinión sobre nosotros en función de la forma y el contenido que le llegue, por ejemplo, a través de un correo electrónico.

En este sentido, las prisas, muchas veces, nos juegan malas pasadas. Por ello, vamos a repasar aquí unos pequeños consejos para que nuestros e-mails sean perfectos. La principal regla de oro es leer los correos electrónicos antes de enviarlos. Bajo esta premisa, es conveniente que…

… seamos directos. Nunca escribamos más de 3 párrafos (salvo que sea obligatorio) con un máximo de 6 líneas cada uno. En este espacio, informaremos al receptor de una manera directa y con el objetivo de nuestro e-mail en las primeras líneas. Si dejamos para el final, por ejemplo, una petición de información, el índice de respuesta se reducirá porque probablemente el destinatario no termine de leer el correo.

 … seamos interesantes. Para ello, nuestro aliado es el campo «Asunto». Si tenemos en cuenta que se reciben muchos e-mails al cabo del día, si el asunto del mensaje llama la atención o explica de una forma clara nuestra intención, tendrá muchas más posibilidades de que sea abierto. Al final, todo se reduce al marketing.

… seamos atentos. Estoy segura de que prestas más atención a un e-mail si la persona solo te lo envía a ti y no a muchas personas a la vez. Esta persona se ha tomado la molestia de escribirte de manera personal. Hagamos lo mismo y evitemos los correos electrónicos con muchos destinatarios a la vez.

… seamos responsables. Procura no enviar muchos e-mails de cadena, publicitarios o, simplemente, que saturen el buzón por su peso. Si el receptor está acostumbrado a verte en su bandeja de entrada, te hará seguramente menos caso, sobre todo si tus últimas comunicaciones no han sido del todo útiles.

… seamos cuidadosos. En un correo electrónico nunca debe haber faltas de ortografía y la redacción debe ser correcta. No hace falta utilizar palabras que no forman parte de nuestro vocabulario diario. Con ser claros, es suficiente. Evitaremos, además, palabras malsonantes, expresiones incorrectas y dobles sentidos. Las ironías son peligrosas porque, en ocasiones, no conocemos ni la entonación ni el contexto de las personas que forman parte de la comunicación.

… seamos transparentes. Aunque es una opción que tienen todos las plataformas de correo electrónico, no está bien visto utilizar el BCC (Blind Carbon Copy)  ya que el receptor no sabe que hay otra persona en copia oculta y supone, en cierta manera, un engaño. Salvo que sea estrictamente necesario, es mejor ser limpios en nuestras comunicaciones.

Espero haberos podido ayudar con estos pequeños consejos sobre comunicación escrita. Ya sabéis que si tenéis alguna duda, podéis poneros en contacto conmigo a través del Formulario.